Table of Contents

Renomę w branży hotelarskiej zdobywa się dbałością o szczegóły, te małe rzeczy i gesty, które powodują, że pobyt staje się niezapomniany. Z jednej strony jest zapewnienie wszystkiego, co zagwarantowano w ofercie, z drugiej zrobienie dodatkowego kroku, który zadecyduje o pozytywnej opinii. Rozmawiamy z Szymonem Cyrzyk z KajWare, firmy tworzącej oprogramowanie KWHotel do zarządzania obiektami noclegowymi.

Każdy kto podróżował wie, że pobyt w hotelu może, nawet pomimo idealnej lokalizacji obiektu i ekskluzywnego wystroju, łatwo zmienić się w koszmar. Jeżeli kontakt z recepcją jest utrudniony lub z jakiegoś powodu niemożliwy, pojawia się stres wynikający z braku niezbędnych informacji. Sytuację może uratować strona czy drukowana broszura, lecz te nie zawsze mamy pod ręką.

Program KWHotel powstał w celu wyeliminowania podobnych problemów. Rozwiązanie opracowane przez krakowską firmę pomaga właścicielom w zarządzaniu obiektem noclegowym (np. hotelem, hostelem, apartamentami czy polem namiotowym). Przydaje się także podczas koordynacji pracy kadry oraz automatyzacji komunikacji z gośćmi. Wśród dostępnych opcji znalazła się także możliwość prowadzenia zintegrowanej komunikacji i marketingu SMS.

Przewagi wiadomości tekstowych w branży hotelarskiej

• szybkość dotarcia: wysyłając ważne alerty i promocje ograniczone czasowo masz zawsze pewność, że dotrą według planu;
• wiadomość tekstowa kojarzy się z czymś pilnym, a zarazem bardziej osobistym niż e-mail, dlatego ma zdecydowanie wyższą otwieralność;
• goście hotelowi mogą wyjść z pokoju bez portfela, ale telefony będą mieli zawsze pod ręką;
• działa offline, co oznacza, że Twoja wiadomość dotrze nawet do telefonów z wyłączoną transmisją danych;
• domyślna kompatybilność: SMS-y odbierane są przez wszystkie modele telefonów i nie wymagają instalacji żadnych zewnętrznej aplikacji.

Wykorzystaj zautomatyzowane wiadomości SMS!

Jedną z wielu funkcji programu KWHotel jest wysyłanie zautomatyzowanych powiadomień do gości hotelowych. Dodatkowo, na telefon klienta można przesłać pakiet niezbędnych informacji. Dzięki wykorzystaniu skróconych linków, standardowe 160 znaków wzbogaca się o dowolnie wybrane treści. Taka paczka wiedzy na temat obiektu, okolicznych atrakcji jest nieoceniona. Dzięki niej goście mogą uniknąć części problemów i tym samym zaoszczędzić pracy recepcji czy obsłudze klienta.

“System PMS (Property Management Software) stanowi bijące serce hotelu – pozwala na zarządzanie praktycznie każdym jego aspektem. To skuteczne narzędzie zbiera i przechowuje dane o gościach dokonujących rezerwacji. Warto wykorzystać ten potencjał, i za pomocą jednej integracji personalizować wysyłane automatycznie wiadomości według określonych wytycznych” – potwierdza Krzysztof Matyszczak z Hosthelper – firmy, która korzysta z funkcji wysyłki wiadomości SMS z oprogramowania KWHotel.

Jakie treści przesłać gościom hotelowym?

• link do zarezerwowania pobytu
• link do opłacenia pobytu
• przypomnienie o płatności
• potwierdzenie opłacenia zaliczki/pobytu
• kody rabatowe na atrakcje i usługi
• kody do zamków
• trasę dojazdu
• menu
• mapę okolicy
• link do strony z pogodą
• podziękowanie za pobyt

Z perspektywy eksperta

Jak zautomatyzować obsługę klienta przy pomocy KWHotel?

Na podstawie informacji przechowywanych w programie, hotelarze mogą stworzyć ścieżkę klienta. Dane te pomagają im przygotować kilka szablonów SMS, których moment wysyłki jest uzależniony od stanu rezerwacji.

Przykładowo, w zależności od tego czy jest to rezerwacja wstępna, potwierdzona lub czy pobyt jest już w trakcie realizacji. Wyróżniki dotyczą również statusu płatności, które definiują czy wpłata została zrealizowana częściowo, całkowicie lub w ogóle. Dzięki temu utworzenie szablonów pozwala w pełni automatyczne dostosowanie przekazu wiadomości do aktualnego miejsca gościa na ścieżce.

Szymon Cyrzyk – KajWare

Jak dostosować treści w zależności od pozycji klienta na ścieżce?

Jeśli pobyt zaczyna się następnego dnia, można wysłać przypomnienie, w którym zamieścisz link z lokalizacją obiektu! To samo dotyczy momentu, w którym gość właśnie melduje się w obiekcie. Wysłanie kodu rabatowego na jedną z usług hotelowych, może być dobrym argumentem do zapoznania się z atrakcjami oferowanymi w hotelowej restauracji lub strefie SPA!

Dlaczego w tym celu najlepiej wykorzystać powiadomienia SMS?

Stosowanie wiadomości SMS do wysyłania komunikatów i instrukcji, daje pewność, że goście są poinformowani i świadomi swojej sytuacji. Rzadko kiedy wychodzą oni z pokoju bez telefonu, dlatego mamy pewność, że komunikat dotrze do nich na czas.

Jaka jest przyszłość komunikacji SMS w hotelarstwie?

Wysyłanie gościom SMS-ów na bazie informacji o stanie rezerwacji, pozwala zatroszczyć się również o ich bezpieczeństwo. Na rynku funkcjonują już obiekty, które na podstawie danych z PMS wysyłają automatycznie generowany kod – klucz do pokoju. Dzięki temu, personel nie musi przejmować się programowaniem kart, system robi to za nich.

Wiadomości tekstowe znajdują swoje miejsce również w przypadku samoobsługowych kiosków meldunkowych. Komunikacja między systemem i gościem odbywa się niemalże bez ingerencji personelu.