Spis treści

Przeczytaj poradnik o tym, jak powstaje baza kontaktów SMS. Poznaj praktyczne wskazówki, które pomogą Ci w zarządzaniu kontaktami i danymi klientów.

Przetestuj SMSAPI!

Załóż darmowe konto SMSAPI i przetestuj możliwości profesjonalnej bramki SMS dla firm.

Załóż konto

Baza kontaktów: wprowadzenie

Bazy kontaktów są kluczowym elementem zarządzania relacjami z klientami. Poznaj łatwy sposób na przechowywanie, ale także zarządzanie i modyfikację danych i tym samym zapewnij swojej firmie, organizacji dostęp do znacznie większej ilości informacji. Dzięki dobrze poukładanym bazom danych, optymalizacja marketingu i prowadzenie komunikacji staje się prostsze.

Co to jest baza kontaktów (SMS, e-mail i inne)?

Baza kontaktów to zbiór danych poukładanych w formie tabeli czy listy. W kontekście SMS marketingu baza kontaktów składa się z numerów telefonów oraz innych danych (potencjalnych) klientów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości tekstowych od firmy. Patrząc szerzej, dane są fundamentem skutecznej komunikacji w biznesie.

Jeśli chcesz zapamiętać jedną rzecz z tego artykułu, niech będzie to zapewnienie, że własne bazy kontaktów są skuteczniejsze niż te zakupione. Baza jest własna, gdy firma pozyskała ją w sposób naturalny poprzez formularz zapisu, program lojalnościowy, podczas rejestracji konta, za sprawą numeru odbiorczego itd.

Sposobów zapisywania do bazy odbiorców jest wiele. Wybierz ten, który najlepiej odpowiada profilowi Twojej działalności. Przestrzegam jednak przed kupowaniem zewnętrznych list kontaktów. Niosą one trudne do oszacowania ryzyko, ponieważ nie masz kontroli nad sposobem i źródłem pozyskania leadów. Mniejsze, naturalnie pozyskane listy kontaktów są najzwyczajniej skuteczniejsze.

Zobacz także

Dlaczego własna baza danych jest kluczowa w SMS marketingu?

Korzystanie z dobrze zarządzanej bazy kontaktów przynosi liczne korzyści. Przede wszystkim możesz precyzyjne targetowanie odbiorców, co zwiększa skuteczność Twoich kampanii SMS. Zamiast wysyłać wiadomości do przypadkowych osób, komunikujesz się z klientami, którzy rzeczywiście będą zainteresowani ofertami lub informacjami. Ponadto dobrze zorganizowana baza danych pozwala na personalizację treści, co zwiększa zaangażowanie odbiorców i buduje długoterminowe relacje.

Jak zachęcić klientów do podania numerów telefonów, dołączenia do grupy odbiorczej SMS?

Sprawdź poniższe artykuły, aby poznać legalne sposoby pozyskiwania numerów telefonów i danych od klientów.

Import i eksport danych

Gdy już posiadasz własną bazę, pora dodać ją do platformy SMS! Nie masz dostępu do SMSAPI? Tutaj jest adres do założenia konta: www.smsapi.pl/rejestracja. Rejestracja jest szybka i prosta a na start dostajesz pakiet testowych wiadomości tekstowych.

Jak zaimportować kontakty do bramki SMS?

To proste! Zaloguj się do SMSAPI i w menu po lewej stronie wybierz Baza kontaktów i dalej zakładkę Import/Eksport. Szybki link do importu znajdziesz także na stronie głównej panelu bramki SMS.

SMSAPI akceptuje dwa formaty plików: CSV i TXT. Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych XLS czy XLSX, to zalecamy przeniesienie danych do pliku CSV. Zanim jednak przystąpisz do importu, sprawdź plik CSV z danymi kontaktowymi. Upewnij się, że plik zawiera wszystkie niezbędne informacje np. imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.

Przenoszenie kontaktów z telefonu jest szybkie. Przejdź do aplikacji do zarządzania kontaktami na telefonie i wykonaj eksport następnie połącz się z kontem Google czy Apple i prześlij sobie plik.

Samouczek wideo: baza kontaktów

Różnice między plikami CSV, TXT i arkuszami kalkulacyjnymi

• Plik CSV (Comma Separated Values) to format pliku tekstowego, który jest używany do przechowywania danych tabelarycznych. Jest to prosty format, który umożliwia łatwe importowanie i eksportowanie danych między różnymi aplikacjami. Pliki CSV otworzysz zarówno w Notatniku jaki i Excelu.
• Plik TXT to format pliku tekstowego, który przechowuje dane w formie niesformatowanego tekstu. Jest to jeden z najprostszych formatów plików, który może być otwarty i edytowany za pomocą dowolnego edytora tekstu np. Notatnika. Pliki TXT są używane do przechowywania prostych notatek, skryptów oraz innych tekstowych informacji.
• Plik XLS (XLSX) określa arkusz kalkulacyjny, czyli narzędzie, które umożliwia organizację, edycję, manipulowanie oraz przechowywanie danych w formie tabelarycznej. Nowoczesne arkusze kalkulacyjne, takie jak Microsoft Excel czy Google Sheets, oferują zaawansowane funkcje analizy danych, tworzenia wykresów oraz automatyzacji zadań.

Eksport danych z SMSAPI

Pobieranie danych z SMSAPI jest równie proste! Przejdź do zakładki Kontakty. Wybierz kontakty, które chcesz wyeksportować (zaznacz jeden, kilka lub wszystkie) i w rozwijanym menu poniżej tabeli zaznacz opcję Eksport. Kliknij Wykonaj. Po chwili system przeniesie Cię do zakładki Eksport. Na szczycie listy ostatnich eksportów znajdziesz właśnie stworzony plik CSV – pobierz go i gotowe.

Jak przygotować plik CSV do importu kontaktów?

Poniżej znajdziesz przykład prostego pliku CSV:

+48111111111, Jan, Kowalski, 1.1.1990, Warszawa
+48222222222, Anna, Nowak, 2.2.1991, Kraków
+48333333333, Jerzy, Wiśniewski, 3.3.1993, Wymój

Każdy wiersz zawiera następujące informacje o kliencie: numer telefonu, imię, nazwisko i datę urodzenia, miejscowość. Kolumny oddzielone są przecinkami. W ten sposób sformatowane dane możesz zaimportować do panelu klienta SMSAPI. System automatycznie przypisze podstawowe dane do odpowiednich pól. W tym konkretnym przypadku jedyne, z czym będzie potrzebował pomocy, będzie miejscowość. Trudno bowiem nam przewidzieć, czy jest to np. miejsce zamieszkania klienta czy najbliższa placówka Twojej firmy.

Pola własne w SMSAPI

Aby ułatwić wyszukiwanie, wykonywanie akcji, filtrowanie i grupowanie czy nawet usunięcie kontaktów dodaliśmy funkcję tworzenia pól własnych. Za ich pomocą przypiszesz unikalne dane do kontaktów np. rozmiar buta, imię opiekuna czy inne potrzebne Ci informacje. Pola własne znajdziesz w menu Baza kontaktów.

Jak segmentować kontakty w SMSAPI?

Panel klienta SMSAPI dostarcza wielu sposobów na grupowanie kontaków. Wybierz, ten który najlepiej spełnia Twoje założenia, możesz też korzystać z kilku jednocześnie:

• Grupy kontaktów – przydziel kontakty do grup
• Filtrowanie zaawansowane – filtruj kontakty według kryteriów
• Pola własne – dodaj pole własne, dzięki którym podzilisz bazę

Przeczytaj więcej o segmentacji

Dzięki nowoczesnym technologiom zarządzania danymi, takim jak autonomiczne bazy, relacyjne bazy danych oraz systemy zarządzania danymi (database management system), możesz skuteczniej analizować dane oraz podejmować lepsze decyzje. Grupowanie kontaktów pozwala na łatwiejsze zarządzanie dużą liczbą kontaktów. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat segmentacji? Przeczytaj artykuł poniżej.

Bazy kontaktów: aspekty prawne i RODO

Czy zgody marketingowe są zawsze niezbędne w komunikacji SMS? Nie! Przeczytaj listę najczęściej zadawanych pytań i poznaj prawne aspekty SMS marketingu.

Więcej na temat zgody RODO na SMS dowiesz się z webinarów z naszym DPO i specjalistką od compliance.

Jak dbać o jakość bazy danych?

Regularne czyszczenie i aktualizacja bazy danych są niezbędne, aby uniknąć problemów związanych z duplikatami, błędami i nieaktualnymi informacjami. Co więcej, dobrze opracowany sposób na przechowywanie danych i ich aktualizowanie wpływa na skuteczność Twoich działań w kanale mobilnym. Utrzymywanie wysokiej jakości kontaktów wpływa skuteczność wysyłek wiadomości SMS. Dlatego warto regularnie aktualizować bazę danych.

Sposoby na zweryfikowanie kontaktów

• Sprawdź numer – HLR to rozwiązanie dostępne na koncie każdego klienta SMSAPI. Za jego pomocą porównasz kontakty w bazie ze spisem abonentów prowadzonym przez operatorów GSM i wyeliminujesz np. nieaktywne numery.
• System SMS opt-out to proste narzędzie, dzięki któremu możesz umożliwić klientom rezygnację z subskrypcji. Każdy odbiorca może wypisać dany numer telefonu z przyszłych kampanii marketingowych.

Przetestuj SMSAPI!

Załóż darmowe konto SMSAPI i przetestuj możliwości profesjonalnej bramki SMS dla firm.

Załóż konto