Platformy do masowej wysyłki SMS-ów to narzędzia powszechnie używane w biznesie. Dzięki nim otrzymujemy jednorazowe kody autoryzacyjne, alerty pogodowe, informacje o statusie zamówienia czy dostawy. Dla wielu marek jest to też jeden z podstawowych kanałów marketingowych. Ale możliwości tego typu rozwiązań są znacznie szersze.

O tym, jak wykorzystać je w zarządzaniu wydarzeniami stacjonarnymi rozmawiamy z Michałem Kulisiem, content marketerm SMSAPI, globalnej platformy do masowej wysyłki SMS-ów.

Zarządzanie eventem to zawsze wyzwanie, nawet jeśli wszystko przebiega zgodnie z planem. Organizatorzy chętnie korzystają z różnych narzędzi ułatwiających to zadanie. Ale na pierwszy rzut oka nie wydaje się, że czymś takim może być platforma do masowej wysyłki SMS-ów.

Michał Kuliś: A gdybym użył określenia “aplikacja do obsługi komunikacji mobilnej”? Może się wydawać, że to całkiem coś innego, ale jednak narzędzia tradycyjnie określane platformami do masowej wysyłki SMS-ów mają wiele do zaoferowania organizatorom i prowadzącym wydarzenia. Za ich pomocą można dostarczyć jednocześnie choćby i milion wiadomości – SMS, MMS, VMS czy RCS – do ludzi na całym świecie, ale też do jednej lub kilku osób. Masowość to zaleta, a nie ograniczenie.

Ponadto platformy, takie jak SMSAPI, pozwalają nie tylko na wysyłkę, ale też odbieranie wiadomości. Dzięki temu możliwa jest normalna komunikacja.

Czyli korzystając z tego typu platform możemy wysyłać i odbierać wiadomości. Ale przecież istnieje wiele aplikacji – komunikatorów, które…

M.K.: Do funkcjonowania potrzebują dostępu do internetu. Na co dzień nie jest to problem, z danych mobilnych korzystamy niemal bez przerwy. Inaczej jest na dużych wydarzeniach, gdzie na stosunkowo małej przestrzeni, na przykład na stadionie, mamy kilkanaście-kilkadziesiąt tysięcy osób (i urządzeń mobilnych). Wtedy pojawiają się problemy powodowane ograniczeniami przepustowości stacji przesyłowych sieci komórkowych. Zresztą sami operatorzy zdają sobie z tego sprawę, co widać chociażby przy okazji kolejnych edycji Orange Warsaw Festival. Aby zniwelować te utrudnienia operator dostarcza na miejsce dodatkową mobilną stację bazową. W wypadku targów czy konferencji odbywających się w halach często pojawia się też problem z zasięgiem.

SMS-ów te ograniczenia nie dotyczą?

M.K.: Tak. Komunikacja SMS-owa nie potrzebuje dostępu do internetu. Wiadomości tekstowe możemy wysyłać i odbierać nawet jeśli zasięg sieci komórkowej jest bardzo słaby. To czyni z SMS-ów niezwykle skuteczny środek komunikacji podczas wydarzeń masowych, targów, festiwali.

Rozumiem. Ale dlaczego organizatorzy wydarzeń mieliby korzystać z platform takich, jak SMSAPI, skoro równie dobrze do SMS-owania mogą użyć własnych telefonów?

M.K.: W sytuacji, gdy cały zespół realizujący wydarzenie składa się z kilku osób, mogłoby to się udać. Ale przy dużych konferencjach czy festiwalach pracują dziesiątki, a nawet setki osób – obsługa scen, technicy od oświetlenia i nagłośnienia, realizatorzy streamingu, służby porządkowe, wolontariusze i inni. Sprawne poruszanie się w tak licznej grupie odbiorców z poziomu książki adresowej telefonu byłoby nie lada wyzwaniem. Nie mówiąc już o efektywnym kontaktowaniu się z nimi.

Za pośrednictwem platformy jest to prostsze?

M.K.: Zdecydowanie. Definiując grupy odbiorców, dzieląc ich według dowolnych kryteriów, o wiele sprawniej wybierzemy adresatów naszych wiadomość (mogą to też być oczywiście pojedyncze osoby). Ponadto zawczasu możemy przygotować treści lub przynajmniej szablony SMS-ów, które mogą nam się przydać, czy ustawić automatyczne wysyłki o określonych godzinach. I wszystko to zrobimy również na urządzeniach mobilnych dzięki naszej aplikacji.

Jeśli organizatorzy zbiorą numery kontaktowe także od uczestników eventu, mogą równie łatwo komunikować się i z nimi. Możliwości jest naprawdę bardzo dużo, a to, jakie zostaną wykorzystane, zależy tylko od koordynujących wydarzenie.

A co z odbiorem wiadomości?

M.K.: Korzystając z naszej platformy SMS można ustawić numery do odbioru wiadomości. Mogą one być krótkie (cztero- lub pięciocyfrowe) lub standardowe – dziewięciocyfrowe. W zależności od potrzeb, można mieć jeden lub więcej takich numerów.

W ten sposób każdy z biorących udział w realizacji wydarzenia szybko przekaże zarządzającym informacje i w razie potrzeby otrzymać odpowiedź. Taką komunikację można też prowadzić z uczestnikami. Wystarczy poinformować ich na jaki numer mogą pisać.

Całość usprawniają narzędzia pozwalające automatyzować komunikację. A dzięki bardzo łatwej integracji lub własnemu połączeniu za sprawą interfejsu SMS API, katalog zastosowań jest niemal nieograniczony.

Jakieś praktyczne przykłady?

M.K.: Jeden z naszych klientów, organizator corocznej konferencji Moto Idea, zrezygnował z przygotowania własnej aplikacji dla uczestników. Całość komunikacji oparł na naszej platformie zintegrowanej z oprogramowaniem SharePoint. Dzięki temu goście konferencji mogli między innymi SMS-owo zadawać pytania znajdującym się na scenie panelistom.

Sami też wykorzystujemy dwukierunkową komunikację SMS, aby badać zadowolenie i lojalność naszych klientów. Regularnie prowadzimy SMS-owe ankiety NPS (Net Promoter Score). A więc w wypadku SMSAPI powiedzenie, że szewc bez butów chodzi nie jest prawdziwe.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że numery odbiorcze nie są numerami premium, więc wysyłający na nie wiadomości nie ponoszą żadnych dodatkowych kosztów.

Otrzymując wiadomości od uczestników, organizator może zebrać pokaźną bazę kontaktów. Czy może ją wykorzystać do późniejszej komunikacji, na przykład marketingowej?

M.K.: Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych jest to możliwe tylko wtedy, gdy uczestnicy wyrazili na to zgodę. Dlatego kluczowe jest przygotowanie odpowiedniego regulaminu, w którym zawrzemy między innymi wszystkie informacje na temat późniejszego wykorzystania zebranych numerów telefonów. Aby zrobić to dobrze i zgodnie z RODO, warto skorzystać z naszego poradnika.

Oczywiście warto jednocześnie wskazać sposób łatwego usunięcia numeru z bazy poprzez system SMS opt-out. Prostota takich rozwiązań powoduje, że opór przed udostępnieniem danych kontaktowych jest mniejszy.

Podsumowując, platformy do masowej wysyłki SMS-ów dają o wiele szersze możliwości, niż potocznie się uważa. Pozwalają nie tylko wysyłać, ale i odbierać wiadomości, a więc prowadzić normalną dwukierunkową komunikację. Dzięki temu można korzystać z nich chociażby do organizacji i koordynowania eventów.

M.K.: I do wielu innych celów. Wszystko zależy od kreatywności organizatorów.

Na koniec podkreślę, że każdy, kto organizował choćby najmniejsze wydarzenie wie, że to lista potencjalnych błędów, usterek i wypadków, która jest niemal nieskończona. Sprawna komunikacja nie zapobiegnie im wszystkim, ale na pewno pozwoli szybciej reagować i dzięki temu minimalizować ich negatywne skutki.