Spis treści

Komunikacja SMS z uczestnikami wydarzeń jest najważniejszym elementem każdej udanej konferencji, szkolenia czy eventu.

W dobie zdominowanej przez e-maile, SMS okazuje się prostym i skutecznym narzędziem, które warto włączyć do swojego zasobu komunikacyjnego. W tym artykule omówię, jak możesz wykorzystać SMS, aby skuteczniej przekazywać informacje swoim uczestnikom oraz optymalizować cały proces organizacyjny.

SMS w organizacji wydarzeń – dlaczego warto?

W świecie, gdzie skrzynki mailowe są przepełnione, SMS daje nam możliwość dotarcia do uczestników w sposób bardziej bezpośredni i skuteczny. O ile kampanie e-mailingowe świetnie sprawdzają się przed wydarzeniem, tak w jego trakcie ich efektywność może drastycznie spaść. Zasypani e-mailami uczestnicy mogą przegapić istotne informacje. Wiadomości SMS natomiast wyróżniają się natychmiastową dostarczalnością, sygnałem dźwiękowym i krótką, zwięzłą formą, co czyni je idealnym narzędziem do przekazywania najważniejszych informacji „na gorąco”.

Jakie informacje najlepiej przekazać przez SMS?

Podczas organizacji wydarzenia istnieje wiele momentów, w których SMS może okazać się niezastąpiony. Wysyłając wiadomości SMS, możesz na przykład:

• przypomnieć o zbliżającej się prelekcji lub warsztacie,
• poinformować o zmianach w harmonogramie wydarzenia,
• przekazać istotne informacje logistyczne, takie jak lokalizacja parkingów czy godziny rejestracji,
• przesłać spersonalizowany link do ankiety oceniającej event.

Każda z tych wiadomości może zostać wysłana w kluczowych momentach i sprawić, że uczestnicy będą czuć się lepiej poinformowani i zaangażowani.

Automatyzacja SMS w procesie rejestracji

Dzięki integracji systemu rejestracji uczestników na wydarzenia z bramką SMS, automatyzacja komunikacji SMS staje się prosta i efektywna.

Podczas organizacji wydarzenia nie musisz już ręcznie zarządzać wysyłką wiadomości – system rejestracji zadba o to za Ciebie. Możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia w różnych momentach:

• Po zakończeniu rejestracji online – uczestnik otrzymuje wiadomość potwierdzającą jego obecność na liście gości.
• Po dokonaniu płatności – SMS potwierdzający transakcję i przypominający o dacie wydarzenia.
• Po weryfikacji na stanowisku recepcyjnym – wiadomość powitalna z dodatkowymi informacjami na temat harmonogramu lub innych kluczowych kwestii.

Wykorzystaj pełny potencjał integracji z SMSAPI

CONREGO, system rejestracji uczestników wydarzeń, został zintegrowany z platformą SMSAPI, co pozwala na bezproblemowe zarządzanie kampaniami SMS w trakcie eventu. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie dane uczestników są bezpieczne, a wiadomości docierają szybko i efektywnie, bez potrzeby ręcznego eksportowania i importowania baz danych.

Dodatkowe korzyści z wysyłki SMS

Korzyści z użycia SMS nie kończą się na szybkim dotarciu z informacją. Warto pamiętać, że:

• możesz personalizować nadawcę wiadomości, ustawiając nazwę wydarzenia lub marki zamiast standardowego numeru telefonu,
• zyskujesz dostęp do pełnych statystyk dostarczalności, co pozwala na lepszą analizę i optymalizację komunikacji,
• masz możliwość monitorowania kliknięć w linki zawarte w wiadomościach, co jest świetnym narzędziem do analizy zaangażowania uczestników.

Podsumowanie

SMS to narzędzie, które może znacznie poprawić komunikację z uczestnikami zarówno przed, jak i w trakcie wydarzenia. Jego prostota, szybkość dostarczania i bezpośredniość sprawiają, że jest idealnym uzupełnieniem mailingu, a w niektórych przypadkach nawet lepszym wyborem. Jeśli chcesz zapewnić swoim uczestnikom świetną obsługę i sprawną organizację, integracja z SMSAPI i zastosowanie wiadomości tekstowych w odpowiednich momentach jest kluczem do sukcesu.

Dobrze Ci radził

Tomasz Chrościechowski – CTO i założyciel CONREGO

Twórca systemu do organizacji i obsługi uczestników wydarzeń. Specjalista w dziedzinie automatyzacji procesów eventowych. Na co dzień pomaga organizatorom wydarzeń optymalizować obsługę uczestników, korzystając z nowoczesnych technologii. Znajdziesz go na LinkedIn.