Prowadzenie webinarów i spotkań online to coraz częściej wykorzystywane modele działania zarówno w przypadku niezależnych ekspertów, jak i firm. Choć same narzędzia są bardzo funkcjonalne, a problemy zdarzają się coraz rzadziej, aby wydarzenia przebiegały po Twojej myśli, należy zadbać o kilka kwestii technicznych.
Jeżeli przygotowujesz się do swojego pierwszego webinaru albo masz już pewne doświadczenie, ale sądzisz, że Twoje wydarzenia wymagają dopracowania, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!
Zawarłem w nim sprawdzone metody i tricki, które wspólnie z ekipą ClickMeeting wypracowaliśmy w ciągu 7 lat praktyki webinarowej. Do czego ta wiedza może się przydać Tobie? Przede wszystkim da Ci wewnętrzny spokój i szansę na profesjonalne zaprezentowanie się podczas Twojego webinaru. Nic tak nie psuje odbioru wydarzenia jak zagubiony lub nieświadomy swoich podstawowych błędów prezenter. Doświadczyliśmy tego na własnej skórze, dlatego dziś pomożemy Ci tego uniknąć.
Kamera jest najważniejsza? Obalamy mity
Webinary to forma wideokonferencji. A skoro mowa o wideo, to powinniśmy zacząć od wyboru najlepszej kamery, prawda? Tak przecież przeczytasz w większości poradników w Internecie. Otóż nic bardziej mylnego.
To, jak prezentujesz się przed kamerą, jest kluczowe i wpływa na to, jak zostaniesz odebrany przez uczestników. Jednak to nie sama kamera o tym decyduje. Nawet z wbudowaną w laptopa kamerką internetową (webcamem) masz szansę zaprezentować się naprawdę dobrze, jeśli tylko wiesz, co robić.
Czym różni się dobra kamera od taniej?
Głównie rozdzielczością obrazu i ilością wpuszczanego światła. Rozdzielczość nie będzie tu kluczowa, gdyż i tak będzie redukowana na potrzeby transferu danych przez oprogramowanie do transmisji wideo. Pozostaje więc kwestia światła.
Zadbaj o optymalne oświetlenie
To właśnie oświetlenie zdecyduje o tym, jak będziesz wyglądać na webinarze. Nawet droga kamera nie zagwarantuje dobrego obrazu bez dobrego oświetlenia, więc tym tematem należy zająć się na samym początku.
Po pierwsze oświetl swoją twarz. Najlepiej usiądź naprzeciwko okna i upewnij się, że cała twarz jest oświetlona. To już 90% sukcesu. Jeśli zaplanowałeś swój webinar po zmroku, będziesz potrzebować w tym celu lampy. Nie zawracaj sobie głowy lampami studyjnymi, jeśli dopiero zaczynasz prowadzić webinary. Już zwykła lampka nocna ustawiona obok laptopa diametralnie zmieni jakość Twojego obrazu. Możesz połączyć ją ze światłem sufitowym. Postaraj się jednak, by żarówki w obu lampach emitowały ten sam kolor światła.
Światło jest najważniejsze dla dobrego wyglądu w kamerze, jednak czasem może okazać się Twoim wrogiem. Unikaj źródeł światła w kadrze, czyli takich, które są widoczne w tle. Jeśli za Tobą znajdują się okno lub lampa i są widoczne w kadrze, niemal każdy webcam dostosuje się do ich jasności, a nie do jasności Twojej twarzy. W tym przypadku Twoja postać będzie bardzo ciemna, natomiast tło bardzo jasne. Ten błąd wyłapie spora część publiczności i najzwyczajniej w świecie uzna, że wygląda to mało profesjonalnie.
Liczy się to, co znajduje się w kadrze
Jeśli już mówimy o kadrze i tym, co widać za Tobą, warto wspomnieć o kilku podstawowych zasadach. Oprócz oczywistości takich jak zadbanie o estetykę pomieszczenia czy upewnianie się, że Twoja twarz przez cały czas znajduje się w kadrze, pamiętaj, aby w zasięgu kamery nie było widać drzwi do pomieszczenia, w którym przebywasz.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz webinar w firmie czy we własnym domu, zawsze istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś o tym zapomni i wtargnie do twojego „pokoju webinarowego”. Lepiej mieć tę osobę przed sobą, a nie w kadrze, na wypadek – dajmy na to – braków w jej garderobie. Nie zaszkodzi także przyklejona do drzwi kartka z przypomnieniem o trwającym webinarze.
Protip
Jak uniknąć problemów z dźwiękiem?
Drugim w kolejności wrogiem profesjonalnego webinaru, zaraz po złej jakości obrazu, jest słaby dźwięk. Twoim odbiorcom trudno będzie dotrwać do końca wydarzenia, jeśli ich uszy będą cierpieć. Można tego uniknąć.
Znów nie zacznę od polecania topowych mikrofonów. Na początek upewnij się, czy nie popełniłeś żadnych podstawowych błędów. Nie masz wpływu na to, co dzieje się za oknem, więc szczelnie je zamknij. Poproś domowników lub współpracowników o zachowanie relatywnej ciszy i dopisz tę prośbę na kartce na drzwiach. Wyłącz klimatyzację – wbrew pozorom mikrofony potrafią ją bardzo dobrze słyszeć, a co za tym idzie, usłyszy ją również Twoja publiczność.
Równie ważkim problemem, którego można łatwo uniknąć, są sprzężenia zwrotne i echo. Jeśli chcesz się przed nimi zabezpieczyć i nie pozwolić im zrujnować prezentacji, upewnij się, że przestrzegasz jednej zasady (poniżej).
Protip
Jeśli Twoi współprezenterzy nie wysłuchają Twoich próśb, świetną praktyką awaryjną na wypadek echa będzie wyciszanie mikrofonu, kiedy mówi inna osoba. Z biegiem czasu warto zainwestować w mikrofon pojemnościowy na USB, jednak na początek najlepszym rozwiązaniem będzie mikrofon wbudowany w zestaw słuchawkowy. Unikaj natomiast używania mikrofonu wbudowanego w laptopa.
Pomoc ze strony drugiej osoby
Jednym najważniejszych elementów każdego webinaru jest jego interaktywność. Toczenie dyskusji na czacie oraz prowadzenia sesji pytań i odpowiedzi z publicznością mogą dać Ci więcej informacji niż jakiekolwiek statystyki. Czy jednak warto korzystać z nich już podczas pierwszego webinaru? Jeśli masz możliwość, by poprosić kogoś o pomoc, to zdecydowanie tak. Wsparcie będzie potrzebne w dwóch kwestiach.
Moderacja czatu to nie tylko filtrowanie niewygodnych wpisów. Twój pomocnik może również odpowiadać na podstawowe pytania w trakcie prezentacji bez konieczności jej przerywania. Do najczęściej pojawiających się należą te o udostępnienie nagrania webinaru czy przesłanie certyfikatów uczestnictwa. Koniecznie rozważ te kwestie przed Twoim pierwszym wydarzeniem.
Sesja pytań i odpowiedzi z użyciem takich narzędzi jak tryb Q&A jest świetnym pomysłem, jednak gdy zestawisz ją z innymi obowiązkami prowadzącego, może okazać się za dużym wyzwaniem dla początkującego prezentera. W tym miejscu z pomocą może przyjść druga osoba, która przez cały czas trwania Twojej prezentacji będzie gromadzić wybrane pytania, by podczas sesji Q&A wyświetlić je Tobie i Twojej publiczności na ekranie.
Poznaj narzędzie, z którego korzystasz
Aby upewnić się, że samo narzędzie do przeprowadzania webinarów nie zaskoczy Cię w trakcie wydarzenia, poświęć chwilę na spokojne zapoznanie się z nim. Zaproś swojego pomocnika na próbę generalną.
Sprawdź, jak zmieniać widoki w pokoju webinarowym, uruchamiać prezentację, przeprowadzać ankiety czy współdzielić ekran. Spytaj pomocnika, jak prezentowało się to z jego perspektywy – perspektywy uczestnika. Tylko w ten sposób poczujesz się naprawdę swobodnie z narzędziem, którego używasz. Jeśli korzystasz z ClickMeeting, warto sięgnąć do rozbudowanej bazy wiedzy i bloga. Na początek polecam to wideo:
Kontroluj wydarzenie i wykonaj testy
Zanim rozpoczniesz wydarzenie, warto poprosić pomocnika o potwierdzenie, że dźwięk i obraz, który nadajesz, są na dobrym poziomie. Jeśli nie masz nikogo pod ręką, możesz upewnić się, że wszystko gra, używając testera AV albo nagrywając i oglądając fragment swojej prezentacji przed samym webinarem.
Dzięki testerowi AV w ClickMeeting szybko uda się ustalić, czy urządzenia wideo i audio działają zgodnie z oczekiwaniami.
Checklista: sprawdź stan przygotowań
Przed samym wydarzeniem łatwo jest o czymś zapomnieć, dlatego przygotuj sobie listę rzeczy, które należy sprawdzić, aby uniknąć niespodzianek. Wejdź do pokoju webinarowego przynajmniej na 20 minut przed rozpoczęciem webinaru i sprawdź czy:
- Twoje połączenie jest stabilne. Upewnij się, że żadna aplikacja nie aktualizuje się w tle.
- Wszystkie niepotrzebne programy, które mogę Cię rozproszyć lub być słyszalne w tle, są wyłączone. Zwróć szczególną uwagę na aplikacje takie jak Skype, Slack czy Outlook.
- Twój telefon jest wyciszony, a pies jest na długim spacerze.
- Laptop jest podłączony do zasilania.
- Masz pod ręką coś do picia. W trakcie webinaru z pewnością zaschnie Ci w gardle. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest bidon.
- Spośród dostępnych urządzeń wybrałeś odpowiedni mikrofon i kamerę.
- W platformie została umieszczona aktualna wersja prezentacji.
- Kartka z prośbą o ciszę i niewchodzenie do pomieszczenia wisi na drzwiach.
Jeśli nie pominiesz żadnego z tych etapów i zrobisz próbę przed wydarzeniem, z pewnością oszczędzisz sobie niepotrzebnego stresu i wypadniesz profesjonalnie na swoim pierwszym webinarze. Trzymam kciuki!
