Table of Contents

O nieoczywistych trudnościach i nieszablonowych rozwiązaniach rozmawiam z Robertem Majerem, Kierownikiem Działu Marketingu i Rekrutacji Exact Systems. Przeczytaj case study, z którego dowiesz się, jak organizatorzy 12. edycji konferencji Moto Idea podeszli do komunikacji podczas wydarzenia skupiającego menadżerów z branży automotive.

Moto Idea

• 12. edycja konferencji
• 27 i 28 września 2022
• 20 prezentacji
• 4 panele dyskusyjne
• 250 uczestników

Konferencja Moto Idea to jedno z najważniejszych spotkań reprezentantów sektora automotive: producentów samochodów osobowych, dostawców części i komponentów, środowiska naukowego oraz przedstawicieli stowarzyszeń branżowych. Przez ponad dekadę swojego istnienia Moto Idea stała się rozpoznawalną platformą integrującą środowisko oraz obowiązkowym punktem w kalendarzu każdego managera związanego z motobranżą.

Dlaczego aplikacje eventowe nie są rozwiązaniem uniwersalnym?

Aplikacje mobilne towarzyszące wydarzeniom offline to ogólnie przyjęty standard. Są wygodną i poręczną alternatywą dla materiałów drukowanych. Za ich pomocą przekazuje się agendę, plan obiektu czy też inne informacje niezbędne z perspektywy organizatora. Apka eventowa służy również do zbierania feedbacku, pytań czy oceniania prelekcji.

Jednak rozwiązanie nie zawsze pasuje do charakteru każdego wydarzenia. A niektóre grupy odbiorcze wręcz nie mogą z równą łatwością skorzystać z takich aplikacji. Wśród czynników wykluczających znajdą się zarówno ograniczenia fizyczne, przyzwyczajenia, technologia, jak i troska o prywatność i bezpieczeństwo cyfrowe uczestników. Niemniej, organizatorzy muszą w jakiś sposób przekazać najważniejsze informacje, zapewnić sprawny przebieg i komfortową atmosferę.

Przykłady komunikatów podczas wydarzenia stacjonarnego

• powitanie i podziękowanie za uczestnictwo
• dostarczanie aktualnych informacji organizacyjnych
  • dojazd i parkingważne
  • daty i godziny
  • warunki korzystania z udogodnień i atrakcji
  • plan miejsca wydarzenia
  • menu, catering
  • agenda
  • zmiany w programie
• przypomnienia i powiadomienia
• networking
• alerty i kwestie bezpieczeństwa uczestników
• interakcja i budowanie zaangażowania
• ocena wystąpień oraz wydarzenia
• zbieranie informacji zwrotnej
• promocje i treści od partnerów

Moto Idea to wyjątkowe wydarzenie

Przygotowując 12. edycję konferencji Moto Idea, organizatorzy zastanawiali się, w jaki sposób docierać do uczestników na miejscu. Tradycyjne aplikacje evenetowe nie zdałyby egzaminu, ponieważ firmowe telefony wielu gości były zabezpieczone przed nieuprawnionymi instalacjami. Względy bezpieczeństwa oraz przyzwyczajenia wykluczyły zatem ogólnie przyjęte rozwiązania.

W tym roku nasi odbiorcy to 250 osób z wyższego szczebla zarządzania. Grupa dość hermetyczna, w dodatku w większości po trzydziestym roku życia. Nie łatwo namówić ich do instalacji kolejnej aplikacji, zwłaszcza na służbowym telefonie.

Osoby, nawet chętnie uczęszczający na wydarzenia branżowe, mają zwyczajnie dosyć nowych aplikacji instalowanych na potrzeby tych kilku godzin. Czuć przesyt, bo każda konferencja to nowy system, nowy interfejs, nowe uprawnienia do przyznania. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które działałoby samodzielnie, w oparciu o znane standardy.

Robert Majer, Exact Systems

Dlatego organizatorzy konferencji Moto Idea zdecydowali się odejść od utartego schematu. Całość komunikacji mobilnej z uczestnikami wydarzenia oparli na wiadomościach tekstowych wysłanych z platformy SMSAPI. System SMS spełnił wszystkie wymogi, a także dostarczył dodatkowej wartości w postaci wygodnej i intuicyjnej komunikacji dwukierunkowej.

Dlaczego SMS zamiast tradycyjnej aplikacji eventowej?

Przewagi wiadomości SMS względem aplikacji podczas wydarzeń stacjonarnych

• aplikacja wychodzi dużo drożej niż SMS-y wsparte landingiem;
• aplikacja wymaga więcej czasu na wdrożenie, testy czy poprawne skonfigurowanie;
• wiadomości tekstowe docierają nawet przy bardzo słabym sygnale i bez połączenia z internetem;
• SMS-y działają także przy numerach zagranicznych;
• obsługa wiadomości tekstowych jest intuicyjna i dobrze znana;
• odbieranie i pisanie wiadomości tekstowych to natywna funkcja każdego telefonu;
• komunikacja SMS A2P to także odbiór wiadomości od uczestników.

Powyższe względy, oraz doskonała historia współpracy pomiędzy Exact System i SMSAPI, przeważyły szalę na korzyść SMS. Tym bardziej, że za sprawą wykupionego na te dni numeru odbiorczego, organizatorzy, a przede wszystkim prelegenci, mogli nawiązać interakcję z widownią, angażując ich do współtworzenia. Funkcja okazała się kluczowa podczas prezentacji opartych na dialogu i informacji zwrotnej otrzymanej od słuchaczy.

Kluczowe czynniki wyboru SMS zamiast aplikacji

• Dostępność i inkluzja – w przeciwieństwie do aplikacji, SMS jest powszechnie dostępny. Uczestnicy z różnymi modelami telefonów, włączając w to starsze urządzenia, mogą łatwo otrzymywać informacje.
• Łatwość uczestnictwa – SMS eliminuje konieczność pobierania, instalowania i zapoznawania się z nową aplikacją. Uczestnicy mogli natychmiast otrzymywać komunikaty dotyczące wydarzenia, przypomnienia o sesjach i ważne ogłoszenia. Ta metoda usuwa bariery uczestnictwa i zachęca do szerszego udziału.
• Natychmiastowa i bezpośrednia komunikacja – SMS umożliwia organizatorom natychmiastowe przekazywanie istotnych informacji, zmian w harmonogramie lub powiadomienia o sytuacjach awaryjnych. W przeciwieństwie do powiadomień aplikacji, które mogą pozostać niezauważone, wiadomości tekstowe są odczytywane w ciągu kilku minut po dostarczeniu.
• Efektywność kosztów – rozwijanie, testowanie i utrzymanie dedykowanej aplikacji wydarzeniowej może być znaczącym nakładem finansowym. Wykorzystując SMS, organizatorzy konferencji mogli efektywniej alokować budżet, skupiając się na innych aspektach, jednocześnie zapewniając skuteczną komunikację.

Techniczna strona wysyłki i odbioru SMS-ów w trakcie eventu

Dla wielu firm bramka SMS dostępna z poziomu strony internetowej jest podstawową metodą wysyłki wiadomości do klientów. Panel Klienta SMSAPI dostarcza wszystkich niezbędnych funkcji, aby zaplanować kampanię SMS, a nawet przeprowadzić proste badanie czy ankietę opartą na odbiorze SMS.

Bardziej skomplikowane rozwiązania bazujące na wykorzystaniu danych lub zmiennych warunków wysyłki wymagają jednak połączenia z zewnętrznymi systemami. Gotowe integracje, biblioteki programistyczne oraz otwarty interfejs SMS API to podstawowe narzędzia w rękach programisty.

Także w tym przypadku, zespół Exact Systems wykazał się niestandardowym podejściem. Całość komunikacji podczas 12. edycji Moto Idea oparta była na połączeniu systemu SMS z SharePoint za sprawą Power Automate. Łatwość, z jaką udało się spiąć te narzędzia, okazała się dodatkowym atutem. Automatyzacja rozszerzyła możliwości i usprawniła część niezbędnych procesów.

Przykłady wiadomości SMS podczas konferencji Moto Idea

Do zobaczenia na Konferencji! Adres: Hotel Hilton, ul. Łąkowa 29, 90-554 Łódź. Rejestracja 27.09. Od 9:00, parking bezpłatny. Doba hotelowa od 16:00 do 11:00

Pierwsza wiadomość, jaką dzień przed wydarzeniem dostali wszyscy zaproszeni goście. SMS zawiera wszystkie najistotniejsze informacje.

Witamy na Konferencji Moto Idea. Doba hotelowa 16:00 - 11:00. www.moto-idea.pl

Druga wiadomość przesłana uczestnikom. Dzięki automatyzacji otrzymali ją jedynie ci, którzy pojawili się 27 września na terenie konferencji. Goście potwierdzeni na miejscu byli oznaczani w systemie – tylko im dostarczano kolejne SMS-y. Dzięki temu organizatorzy nie niepokoili tych, którzy tego dnia nie mogli dotrzeć na miejsce.

Interakcja z uczestnikami za pomocą wiadomości SMS 2Way

Przykłady treści SMS wysłanych do uczestników konferencji. Zastosowanie numeru odbiorczego uniemożliwia wykorzystanie pola nadawcy, dlatego każda wiadomość zaczynała się od nazwy wydarzenia w nawiasie kwadratowym.

[Moto Idea] Zadaj pytanie uczestnikom panelu: Czy cele zrównoważonego rozwoju to niższe zyski i wolniejszy wzrost? Odpowiedz na tę wiadomość wpisując pytanie.

[Moto Idea] Zadaj pytanie uczestnikom panelu: Co u nas słychać? Wpisz pytanie w odpowiedzi na tę wiadomość.

[Moto Idea] Zadaj pytanie uczestnikom fireside chatu: Nokaut czy policzek? Odpowiedz na tę wiadomość wpisując pytanie.

[Moto Idea] Czy rzeczywiście pozostało nam nieco ponad 10 lat na zakup samochodu spalinowego? Odpowiedz na tego smsa tak lub nie.

Powyższe wiadomości były częścią prezentacji opartych na interakcji ze zgromadzoną publicznością. Dzięki utrzymaniu całej komunikacji w jednym wątku, nie trzeba było zapowiadać wykorzystania SMS-ów. Dialog z prelegentami stał się naturalną częścią wydarzenia.

Brak opłat za wysyłkę SMS na numer odbiorczy

Numery odbiorcze SMS Long code i Short code dostępne w SMSAPI nie są numerami Premium. Klient końcowy nie ponosi żadnych dodatkowych opłat wynikających z wysyłki wiadomości. Koszt SMS jest taki sam, jak na zwykły numer telefonu.

I tutaj automatyzacja okazała się kluczowa, ponieważ spływające odpowiedzi i wyniki ankiety SMS obrabiano i przekazywano prelegentom w czasie rzeczywistym. SMS-y przydały się także w trakcie panelu dyskusyjnego, ponieważ za ich pomocą zbierano pytania.

Czy SMS może zastąpić aplikacje eventowe?

Komunikacja podczas konferencji Moto Idea była w całości obsługiwana przez wiadomości tekstowe. Dotyczy to także informacji organizacyjnych np. powiadomień odnośnie miejsc parkingowych, doby hotelowej czy przerw i posiłków. Szybkie SMS-y pozwoliły uporządkować przebieg wydarzenia, a także nadać tempa i zebrać uczestników, kiedy zależało na tym organizatorom.

SMS podczas konferencji Moto Idea

• 2000 SMS-ów wysłanych do uczestników
• 127 SMS-ów napisanych przez uczestników
• Co drugi uczestnik wysłał wiadomość SMS
• 100 złotych to całkowity koszt rezerwacji numeru odbiorczego

Pokazuje to, że standard wiadomości tekstowych posiada szereg zalet, które czynią go odpowiednim narzędziem komunikacyjnym podczas dużych wydarzeń stacjonarnych. Warte podkreślenia jest, że SMS działał tutaj samodzielnie, ale przecież może być także kanałem dodatkowym wykorzystywanym na potrzeby pilnych informacji, które absolutnie muszą być odczytane.

Miłym akcentem, który przygotowaliśmy razem z filmcloud był film zmontowany podczas wydarzenia. Nie umieszczaliśmy go na YouTube, aby nie narażać gości na reklamy. Bezpośredni link do nagrania wysłaliśmy SMS-em. W ten sposób zostawiliśmy miłą pamiątkę i podsumowaliśmy udany event.

Robert Majer, Exact Systems

Podsumowanie

Podsumowując, organizatorzy wysłali ponad 2000 wiadomości do uczestników. Prelegenci podczas 4 paneli dostali łącznie 127 pytań. Można zatem założyć, że co drugi gości konferencji sięgnął po telefon, aby wysłać SMS. Trudno byłoby osiągnąć taki wynik przy użyciu tradycyjnych narzędzi, biorąc pod uwagę specyfikę grupy odbiorczej. Wiadomości SMS połączone z zewnętrznym systemem rozwiązały zatem realny problem i przy okazji umożliwiły rozszerzenie formuły wydarzenia o dialog z uczestnikami.

SMS podczas Twojego eventu

Załóż konto testowe w SMSAPI i skontatkuj się z nami – razem wypracujemy rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojego wydarzenia.

Przetestuj SMSAPI