O stresie, ryzyku i innych codziennych wyzwaniach stojących przed Dyrektorem Finansowym rozmawiamy z Joanną Szponarską. Przeczytaj o jej pracy, zespole finansowym i księgowym w SMSAPI oraz ścieżce kariery w nowym wywiadzie 10 Pytań.

1. Jak zapamiętałaś początki w SMSAPI?

Mam bardzo pozytywne wspomnienia z tego okresu. Przede wszystkim dlatego, że zespół SMSAPI tak dobrze mnie przyjął. Ludzie są tu przyjacielscy, otwarci i nastawieni na pomoc. Sporo zawdzięczam Jasiowi (czytaj: Jan Wieczorkiewicz – nasz DPO), który mnie wtedy dosłownie niańczył cierpliwie tłumacząc tajniki biznesu.

2. W jaki sposób doszłaś do stanowiska Dyrektora Finansowego? 

Zajęło mi to wiele lat i nic nie wydarzyło się z dnia na dzień. Pracowałam w kilku firmach, najpierw jako samodzielna księgowa, potem zastępca Głównej Księgowej, Główna Księgowa, aż doszłam do Dyrektora Finansowego. Te stanowisko zajmuję już jakieś 10 lat, a w samym SMSAPI prawie trzy.

Jest to raczej typowa ścieżka kariery dla finansisty. To zawód, w którym wiedzę i umiejętności zdobywa się wraz z doświadczeniem, a wartość pracownika zwykle rośnie z czasem.

Według mnie, rola dyrektora finansowego jest strategiczna. Żeby zarządzać finansami trzeba wiedzieć, co się dzieje w całej organizacji w kontekście strategii firmy. To jest spojrzenie długofalowe – przewidywanie, co będzie się działo za kilka miesięcy.

3. Jaka była Twoja rola w procesie przejęcia spółki przez LINK Mobility? 

Przyszłam do SMSAPI właśnie dlatego, ze ComVision (nazwa poprzedniej spółki zarządzającej marką SMSAPI) stało się częścią LINK Mobility Group. To, że nasza spółka weszła w skład dużej międzynarodowej grupy, wymusiło na SMSAPI zmiany standardów zarzadzania. W szczególności dotyczyło to organizacji działania obszaru finansów i rachunkowości. Był potrzebny ktoś z doświadczeniem, ktoś kto takie zmiany wprowadzi.

Nie mieliśmy wtedy nawet działu księgowości, wszystko było trzeba zacząć od początku. Przyszłam do SMSAPI z doświadczeniem wyniesionym z innej dużej międzynarodowej firmy, więc była to dla mnie kontynuacja tego co znałam, tylko w nowej odsłonie.

4. Jak wygląda Twój dzień w pracy? Czy są jakieś stałe punkty? 

Lubię zaczynać wcześnie, zanim jeszcze rozszaleją się maile z zadaniami ad hoc i pytania na Teamsie. Moje dni nie mają stałych punktów, oprócz porannego stand-upa w dziale księgowości i recapa z kierownikami innych działów na zakończenie dnia.

Codziennie robię coś innego, chociaż czynności w okresie całego miesiąca się powtarzają. Wynika to z charakteru pracy działu finansowo-księgowego. Podatki liczy się co miesiąc, tak samo płace czy raportuje się wyniki do Grupy. Wiem, co będę robić z miesięcznym wyprzedzeniem i to pozwala mi dobrze rozplanować prace moją i mojego zespołu, bo w księgowości kalendarz deadlinów jest z góry ustalony.

Są tego plusy i minusy. Zaletą jest pewna przewidywalność zadań, ale na przykład, nie można pójść na urlop w ciągu dwóch pierwszych tygodni miesiąca. Takie stałe obowiązki zajmują niecałe 50% mojego czasu. Reszta to wszystko zadania doraźne, które przychodzą z Group Finance, od Dyrektora Zarządzającego czy innych członków lokalnego zespołu, audytu itp.

Poza tym, jako członek zespołu wdrożeniowego biorę udział w różnych projektach grupowych. Jest co robić! A jeśli ktoś lubi cyfry i analizy, to jest to bardzo ciekawa praca.

5. Przedstaw proszę swój dział.

Nasz dział jest mały, pracują w nim tylko trzy osoby, włączając w to mnie:

Kasia – specjalistka do spraw fakturowania i windykacji. Od niej wszystko się zaczyna. Kasia wystawia ponad 3,5 tysiąca faktur miesięcznie, dba o prawidłowe rozliczenie płatności, zajmuje się ściąganiem należności i kontaktami z klientami w zakresie obszaru fakturowania i windykacji. Pilnuje też, aby spółka płaciła na czas swoje zobowiązania.

Judyta – to księgowa w pełnym wymiarze, wprowadza do systemu finansowo-księgowego faktury sprzedaży i zakupu, rozlicza płatności z dowodów bankowych, liczy podatki CIT, VAT i sporządza wymagane prawem deklaracje.

Dokumentów i danych do wprowadzenia jest dużo, a nasz zespół mały, dlatego wiele procesów jest zautomatyzowanych.

6. Z jakich narzędzi korzystacie? 

Korzystamy głównie z Symfonii ERP, ibiznesu i platformy SMSAPI. Excel oraz kalkulator jest obecny w pracy zawsze. Teams i Sharepoint ułatwia nam szybką wymianę informacji i dzielenie oraz archiwizowanie dokumentów. Sprawny internet to podstawa. A to tylko najważniejsze narzędzia!

7. Jak dbasz o aktualizację wiedzy dotyczącej nowych rozporządzeń i ustaw? 

Zmian w przepisach krajowych i międzynarodowych jest sporo i są one nieodłączną częścią pracy, dlatego uczymy się bez ustanku. Prenumerujemy fachową literaturę – taką tradycyjną, na papierze, ale wszystko mamy również dostępne online.

Chodzimy na szkolenia ze specjalistami i często korzystamy z webinarów tematycznych. Portale internetowe i YouTube są ciekawym źródłem informacji, choć wiedzę tam zawartą trzeba czasem weryfikować.

8. Czy pandemia miała wpływ na pracę działu? 

W czasie pandemii robimy dokładnie to samo, co zawsze tylko w dużej mierze zdalnie, korzystając z elektronicznego obiegu dokumentów i komunikacji online.

9. Co było lub jest największym wyzwaniem na Twoim stanowisku? 

Takim ogólnym wyzwaniem, które towarzyszy mi od kilku lat jest konieczność szybkiego przystosowania się do zmian w dynamicznym świecie, głównie w zakresie nowych technologii. Niestety, prawo i legislacja nie nadążają za postępem technologicznym i tym, jaki ma on wpływ na procesy w gospodarce.

Wyzwaniem dla finansisty jest zatem znajdowanie rozwiązań, które nie będą stały w sprzeczności z prawem, a jednoczenie będą pozwalały być liderem w branży. Czasem to bardzo trudne.

Aktualnie sporym wyzwaniem jest pandemia, a zatem duża niepewność i zmienność otoczenia regulacyjnego, chociażby w obszarze podatkowym, czy odpowiedzialności podmiotów. Istnieje też ryzyko kolejnego lockdownu.

Zadaniem dyrektora finansowego jest więc po pierwsze zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności biznesu. Po drugie, musi zapewnić organizacji szybki dostęp do informacji o bieżących wynikach i kosztach, a także nieustannie monitorować trendy. I w końcu, dostarczać możliwości prognozowania i przygotowania organizacji na zmiany.

10. Masz bardzo odpowiedzialne stanowisko i zadania. Jak radzisz sobie ze stresem? 

W mojej pracy zwykle nie odczuwam stresu. Mam ten komfort, że jak coś robię, to zazwyczaj widzę efekt końcowy. Oczywiście są też mniej przyjemne aspekty pracy w charakterze Dyrektora Finansowego – trzeba być taką czerwoną lampką, która kontroluje koszty, nie zgadza się na zatrudnienie dodatkowej osoby, każe optymalizować procesy.

Wydaje mi się, że kluczem do sukcesu jest zarządzanie ryzykiem, tak aby było ono na akceptowalnym poziomie. Dyrektor finansowy powinien zwracać uwagę, gdzie pojawiają zagrożenia i je mierzyć. Nie powinien natomiast za wszelką cenę ograniczać ryzyka, ponieważ nie da się prowadzić biznesu całkowicie bez niego. Jak się to zrozumie, to nie ma mowy o stresie.